14 Neuzen dezelfde kant op in de aanloop voor Orchid Inspiration Days
Zeven kleurrijke open dagen bij 14 verschillende orchideeënspecialisten. Dit jaar mocht ik voor het 3e jaar op rij de gezamenlijke communicatie organiseren, voor hét orchideeënevent van het jaar. Het begon voor mij allemaal ruim 3 jaar geleden, toen Pull Position de opdracht kreeg om voor vijf Westlandse orchideeënkwekers open dagen te organiseren, onder de naam ‘Inspiration Days 23’. De eerste editie smaakte naar meer en een jaar later, tijdens de 2017 editie haakten er twee andere regio’s in Nederland aan en is de ‘Orchid Inspiration Days’ geboren. Een event met spreiding door het hele land! Het afgelopen jaar breidde het event wederom uit met extra deelnemers en dit maakt 14 orchideeënkwekers totaal. Dat zijn 14 ondernemers, 14 bedrijfsculturen en 14 verschillende meningen om mee te sparren. Een héle leuke uitdaging voor mij om hier één overkoepelende communicatie en uitstraling voor te organiseren!
Zoveel mensen, zoveel wensen
De grootste uitdaging is om de 14 verschillende ondernemers tevreden én betrokken te houden. Om deze reden hebben we een ‘marketinggroep’ en een ‘stuurgroep’ in het leven geroepen, waarbinnen de kwekers zelf een grote rol spelen. Ik ben het aanspreekpunt voor de marketinggroep en mijn collega John, is dat voor de stuurgroep.
Elk project start met een goed plan. Hierin beschrijf ik onder andere wie de doelgroep is, wat onze doelen zijn, maar ook hoe we de communicatiemiddelen gaan inzetten, waarbij je kunt denken aan: persberichten, social media, de website, vlaggen en content in de vorm van tekst, fotografie en videografie. Waar ik normaal gesproken binnen een maand een plan klaarstoom én akkoord krijg van de opdrachtgever, duurde het plan voor de Orchid Inspiration Days iets langer…. bijna een half jaar. Iedereen had een mening of gedachte over de invulling. De betrokkenheid was in ieder geval goed! 😉
De volgende stap van een goed plan is een strakke planning voor de uitvoering, waarin ik mijn collega’s brief waar nodig. De planning sloot dit keer (bijna) naadloos aan op de uitvoering. Dat is het voordeel wanneer je zo’n traject al voor het derde jaar ingaat. Maar ook dit jaar was niet geheel zonder verrassingen…
Een *ERROR* met een goed einde
De bezoekersregistratie is al vanaf het begin van het project een punt van discussie. Wij willen namelijk heel graag weten wie het event bezocht heeft, zodat we hier een goede analyse uit kunnen halen en de aanpak voor een volgende editie kunnen optimaliseren. Zo startten we drie jaar geleden vol goede moed met registratielijsten in Excel, wat erg foutgevoelig bleek te zijn. In de lijsten die we aangeleverd kregen, waren John en ik dagen bezig alle ‘Hotmaals’ te veranderen in ‘Hotmail’ en ‘De Mol’ te veranderen in ‘Ed Mol’. Geen succes dus.
Het jaar erna gingen we over op een goed, professioneel systeem! Dit nieuwe systeem had nog wat kinderziektes, maar na diverse gesprekken zou dit aangepast worden. Op deze manier zou het aan al onze wensen voldoen. Het klonk te mooi om waar te zijn. En inderdaad, iets te mooi. Het desbetreffende bedrijf besloot twee maanden voor het event te stoppen met het uitleveren van het systeem. Ik zag mezelf alweer dagen ploeteren om alle spelfouten uit Excel te vissen.
Maar gelukkig kwam daar aanmelder.nl. Een professioneel systeem met daarachter een hele flexibele organisatie. Snelle tablets en een nog snellere helpdesk, waardoor onze bezoekersregistratie toch nog realiteit is geworden!
Record aantal bezoekers
En het resultaat? Een verdubbeling van het aantal bezoekers ten opzichte van vorig jaar! Dat belooft wat voor de Orchid Inspiration Days van 2019. Maar voor nu… ga ik – en hopelijk ook de 14 kwekers – nagenieten van deze succesvolle editie.
Meer cases?
Elke maand lichten we een case uit. Zo trapte Karin af met haar case over de Dag van de Zorg, die we in samenwerking met Reinier de Graaf Gasthuis, Colours of Nature en Together2Grow hebben georganiseerd. Lees het artikel hier!
Ben jij benieuwd naar Fleur haar visie op de Orchid Inspiration Days en andere inspirerende initiatieven die de sierteeltbranche tot bloei brengen? Lees het in haar blog op FloraNews!
